1. Responsable del tratamiento
- Razón social
- Zyncro S.A.S.
- NIT
- 902095369-1
- Ubicación
- Colombia
- Correo electrónico
- zyncrosas@gmail.com
- Teléfono
- (+57) 300 691 5155
Ascend se compromete a proteger la privacidad de los datos personales de sus usuarios y a tratarlos conforme a la legislación colombiana vigente en materia de protección de datos personales: Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Ley 1266 de 2008 (habeas data financiero, cuando aplique) y demás normas que las modifiquen o reglamenten.
2. Alcance y roles en el tratamiento
Ascend es una plataforma multi-tenant: cada restaurante u organización que contrata el servicio (en adelante, "el Cliente") administra su propia información de forma separada. Frente a los datos que el Cliente carga o genera en la plataforma (empleados, nómina, clientes finales, proveedores, pedidos), aplican dos roles distintos:
- El Cliente (restaurante) actúa como Responsable del Tratamiento de los datos de sus empleados, proveedores y clientes finales.
- Ascend actúa como Encargado del Tratamiento: procesa esos datos únicamente siguiendo instrucciones del Cliente y para fines de prestación del servicio, conforme a lo pactado en el contrato o Acuerdo de Encargo de Tratamiento suscrito con cada Cliente.
Frente a los datos propios de registro y uso de la plataforma (cuentas de usuario, facturación de la suscripción, soporte), Ascend actúa como Responsable del Tratamiento, y es a esos datos a los que aplica principalmente el resto de esta política.
3. Datos personales que recopilamos
Según el módulo de la plataforma que uses, Ascend puede tratar:
Registro y cuenta
Nombre, correo, contraseña cifrada, cargo, teléfono, restaurante u organización a la que perteneces.
Nómina y empleados
Información laboral y salarial cargada por el Cliente (nombre, identificación, cargo, salario, horarios, novedades). Si incluye datos de salud (incapacidades, EPS, ARL), son datos sensibles con autorización expresa y diferenciada.
Datos biométricos (reconocimiento facial)
Cuando el Cliente activa el módulo de asistencia por reconocimiento facial y el empleado lo autoriza expresamente, se captura una foto del rostro para generar una plantilla facial (huella numérica), usada exclusivamente para verificar identidad al marcar entrada o salida. Es un dato sensible que requiere autorización expresa, previa e informada, diferenciada del resto.
Datos de ubicación de marcación
Al marcar asistencia, se registra la ubicación geográfica del dispositivo del empleado, para dejar constancia de desde dónde se hizo la marcación.
Clientes finales del restaurante
Nombre, teléfono, dirección de entrega, ubicación geográfica (si el cliente elige marcarla en el mapa) e historial de pedidos, cuando el Cliente usa el módulo de pedidos en línea.
Facturación de la suscripción
Datos para procesar el pago vía Mercado Pago. Ascend no almacena números completos de tarjeta ni datos financieros sensibles (los procesa Mercado Pago bajo PCI-DSS).
Dispositivo y técnicos
Tipo de dispositivo, navegador, sistema operativo, IP, logs de acceso y uso, para seguridad, soporte y mejora del servicio.
Uso de la plataforma
Módulos utilizados, acciones realizadas, fecha y hora de acceso.
Imágenes y documentos
Fotografías o imágenes que el Cliente carga voluntariamente a la plataforma (logo del negocio, fotos de productos del menú, inventario o combos, imagen de perfil de usuario, comprobantes asociados a cuentas bancarias), según los módulos utilizados. Se almacenan en la infraestructura de Ascend con el mismo nivel de confidencialidad que el resto de la información de la Organización.
4. Ubicación de domiciliarios
Ascend es un sistema de gestión para restaurantes que incluye seguimiento en tiempo real de pedidos a domicilio. Para esto, la app móvil de Ascend recolecta datos de ubicación (latitud, longitud y precisión) del dispositivo de los usuarios con el rol Domiciliario.
- La ubicación solo se recolecta mientras el usuario tiene el rol Domiciliario asignado en su empresa.
- Solo se activa mientras el domiciliario tiene un pedido propio en estado "En camino"; se detiene automáticamente al marcarlo como entregado o cancelado, o al cerrar sesión.
- Se sigue reportando aunque la app esté en segundo plano o la pantalla apagada, mientras el dispositivo tenga batería y conexión — mostrando siempre una notificación persistente que indica que se está compartiendo ubicación.
- El domiciliario puede detener el envío de ubicación manualmente en cualquier momento, desde un botón visible en la app.
- El dato se usa exclusivamente para mostrar la posición del domiciliario en tiempo real al negocio (panel administrativo) y al cliente que hizo el pedido, mientras dura la entrega.
- La ubicación no se comparte con terceros ni se usa con fines publicitarios.
- El histórico de ubicación de una entrega se conserva únicamente el tiempo necesario para fines operativos y de soporte, y se elimina de forma periódica.
Ningún otro rol (cajero, mesero, cocinero, administrador, etc.) recolecta ni comparte ubicación en segundo plano.
Otros usos de ubicación
La app también puede solicitar ubicación en primer plano para ayudar a marcar la dirección de entrega de un pedido en el mapa. Este uso es puntual, ocurre solo mientras la app está abierta y en uso activo, y no requiere el permiso de ubicación en segundo plano.
Ubicación del cliente en pedidos en línea (web)
Cuando un cliente final hace un pedido a domicilio desde la página web pública del restaurante, puede usar el botón "Usar mi ubicación" para marcar su dirección de entrega en el mapa en lugar de escribirla. En ese caso, el navegador comparte su ubicación (latitud y longitud) solo con el propósito de completar esa dirección; el dato se guarda como parte del pedido y es tratado bajo las mismas reglas que el resto de los datos del pedido en la sección "Clientes finales del restaurante". Este uso es opcional — el cliente siempre puede escribir su dirección manualmente en su lugar — y requiere su autorización explícita al aceptar los Términos y Condiciones antes de confirmar el pedido.
5. Para qué usamos tus datos
- Crear y administrar cuentas de usuario y permisos por rol dentro de la plataforma.
- Prestar el servicio contratado: ventas, inventario, bodegas y almacenes, nómina y empleados, sedes, cocinas, pedidos en línea, reportes y demás módulos.
- Verificar la identidad del empleado y registrar el lugar de marcación al usar el módulo de asistencia por reconocimiento facial, cuando el empleado lo haya autorizado expresamente.
- Procesar el cobro de la suscripción del Cliente a través de Mercado Pago.
- Brindar soporte técnico y atender solicitudes de los usuarios.
- Enviar comunicaciones operativas (cambios en el servicio, mantenimiento, seguridad) y, con autorización, comunicaciones comerciales o informativas.
- Monitorear el uso de la plataforma para seguridad, prevención de fraude y mejora del producto.
- Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y laborales aplicables.
El tratamiento se basa en el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Al registrarte y usar la plataforma, aceptas esta política y autorizas el tratamiento de tus datos conforme a las finalidades aquí descritas. Cuando el Cliente (restaurante) carga datos de terceros (empleados, clientes finales, proveedores), es responsabilidad exclusiva del Cliente haber obtenido la autorización correspondiente, especialmente tratándose de datos sensibles.
6. Tus derechos como titular
Conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, tienes derecho a:
Si eres empleado o cliente final de un restaurante Cliente de Ascend, dirige tu solicitud en primer lugar al restaurante (Responsable del Tratamiento); Ascend, como Encargado, colabora para atenderla dentro de los plazos legales.
7. Con quién compartimos tus datos
Ascend podrá compartir datos personales con:
- Mercado Pago, exclusivamente para procesar el pago de la suscripción del Cliente.
- Proveedores de infraestructura tecnológica (hosting, almacenamiento en la nube, correo transaccional, servicios de mapas y geocodificación usados para calcular o mostrar direcciones de entrega), bajo acuerdos de confidencialidad, actuando como Encargados del Tratamiento de Ascend.
- Autoridades competentes, cuando exista requerimiento legal o judicial.
Ascend no vende ni comparte datos personales con terceros para fines comerciales distintos a los aquí descritos, sin autorización previa y expresa del titular. Si algún proveedor almacena información fuera de Colombia, dicha transferencia se realiza conforme a los requisitos de la Ley 1581 de 2012.
Cuando el Cliente exporta o descarga información de la plataforma (reportes, cierres, respaldos), dicha información queda bajo su custodia y responsabilidad conforme a la sección correspondiente de los Términos y Condiciones.
8. Conservación de los datos
Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recolectados y, adicionalmente, durante los plazos que exijan las normas aplicables (por ejemplo, conservación de información laboral y contable conforme al Código Sustantivo del Trabajo y normas tributarias). El histórico de ubicación de una entrega se conserva únicamente el tiempo necesario para fines operativos y de soporte, y se elimina de forma periódica. Una vez cumplidos los plazos, los datos se eliminan o anonimizan de forma segura.
La plantilla facial tiene un régimen de conservación propio y más estricto: se elimina automáticamente a más tardar tres (3) meses después de la baja definitiva del empleado.
9. Seguridad de la información
Implementamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o divulgación: cifrado de contraseñas, control de acceso basado en roles, copias de seguridad periódicas y segregación lógica de la información entre distintos Clientes (arquitectura multi-tenant). Ninguna medida de seguridad es infalible; ante cualquier incidente que comprometa la seguridad de los datos, notificaremos a los Clientes y, cuando corresponda, a la autoridad competente, conforme a los plazos legales.
10. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)
Ascend evaluará y, de resultar aplicable conforme a los umbrales definidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, inscribirá sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 90 de 2018.
11. Menores de edad
La plataforma está dirigida a uso empresarial por personas mayores de edad en representación de un restaurante u organización. Ascend no recopila intencionalmente datos de menores de edad.
12. Cambios a esta política
Podemos modificar esta política en cualquier momento. Los cambios sustanciales se comunicarán a los usuarios por correo electrónico o aviso en la plataforma antes de su entrada en vigor.
13. Contacto
Para ejercer tus derechos o resolver dudas sobre esta política, escríbenos.
Ascend es un producto de Zyncro. Esta página es la referencia pública de privacidad usada por la app móvil y el panel administrativo de Ascend.